会务礼仪

日期:2013-01-06  发布人:  作者:   浏览量:684
     

 
    会议。所谓会议,亦称聚会,是指将人们组织起来,在一起研究、讨论有关问题的一种社会活动方式。会前准备阶段,要进行的组织准备工作大体上有如下四项。(1)拟定会议主题。会议的主题,即会议的指导思想。会议的形式、内容、任务、议程、期限、出席人员等,都只有在会议的主题确定下来之后,才可以据此一一加以确定。(2)拟发会议通知。它应包括以下六项:一是标题,它重点交待会议名称。二是主题与内容,这是对会议宗旨的介绍。三是会期,应明确会议的起止时间。四是报到的时间与地点,对交通路线,特别要交待清楚。五是会议的出席对象,如对象可选派,则应规定具体条件。六是会议要求,它指的是与会者材料的准备与生活用品的准备,以及差旅费报销和其他费用问题。(3)起草会议文件。会议所用的各项文件材料,均应于会前准备完成。其中的主要材料,还应做到与会者人手一份。需要认真准备的会议文件材料,最主要的当数开幕词、闭幕词和主题报告。要安排好与会者的招待工作。对于交通、膳宿、医疗、保卫等方面的具体工作,应精心、妥当地做好准备。要布置好会场。不应使其过大,显得空旷无人;也不可使之过小,弄得拥挤不堪。对必用的音响、照明、空调、投影、摄像设备,事先要认真调试。需用的文具、饮料,亦应预备齐全。要安排好座次。排列主席台上的座次,我国目前的惯例是:前排高于后排,中央高于两侧,左座高于右座。凡属重要会议,在主席台上每位就座者身前的桌子上,应先摆放好写有其本人姓名的桌签。排列听众席的座次,目前主要有两种方法。一是按指定区域统一就座。二是自由就座。在会议进行阶段,会议的组织准备者要做的主要工作,大体上可分为三项。进行例行服务工作。在会场之外,应安排专人迎送、引导、陪同与会人员。对与会的年老体弱者,还须进行重点照顾。此外,必要时还应为与会者安排一定的文体娱乐活动。在会场之内,则应当对与会者应有求必应,闻过即改,尽可能地满足其一切正当要求。精心编写会议简报,举行会期较长的大中型会议,依例应编写会议简报。认真做好会议记录。凡重要会议,不论是全体大会,还是分组讨论,都要进行必要的会议记录。会议记录,是由专人负责记录会议内容的一种书面材料。会议名称、时间、地点、人员、主持者、记录在内。在会议结束阶段,一般的组织准备工作主要有以下三项。(1)形成可供传达的会议文件。(2)处理有关会议的文件材料。(3)为与会者的返程提供方便。一般而言,与会人员在出席会议时应当严格遵守的会议纪律,主要有以下四项内容。1、规范着装;2、严守时间;3、维护秩序;4、专心听讲。
        会见。按身份高低分接见和拜见。主方应先于客方到达会场,在门口迎候。双方就座后,应先进行自我介绍,先主后宾,交换名片,然后双方致辞、互赠礼物、合影留念。会见结束时主人与客人握手道别。安排会见要订好计划,明确时间、地点、议程,双方出席人员座次要排好;相对式排列时,面门一方为上,背门一方为下,每排居中为上、右尊左卑分列。并列式排列时,主人在左,主客在右。自由式排列时多用椭圆型会议室,宾主自由就座,适用于多边会见。
        宴会。首先要排好菜单。多上一些有民族特色、本地风味、节令时尚、饭店拿手和客人喜爱的菜肴,注意色香味形荤素搭配,少上昂贵菜肴,不能有触犯来宾个人、民族、宗教禁忌的菜。其次是定好就餐方式,可根据来宾身份、人数,酌情选择中式宴席、中餐西吃、自助餐等形式。再次是排定座次。宜用圆桌,每桌不宜超过10人,宜用双数。圆厅居中为上,横排时以右为上,纵排时以远为上,有讲台时临台为上。每张桌子上的具体排位,面门为主,右高左低,各桌同向。请柬上要注明桌次,宴会厅门口有桌次示意图,现场有引位员,每张桌上放置桌次牌及用餐者名片。用餐环境要幽静、雅致、整洁、卫生,具备很必要的停车场、休息室、卫生间、衣帽架、酒水台、乐队、鲜花,就餐时规矩很多,主要是不要发出大的声音,不要吸烟,不要强行派酒,不要挑拣菜肴,不要用餐具对别人指指点点,不要当众剔牙,不要随口乱吐嘴里的食物,不要在吃东西时讲话。
        晚会。晚会要事先精心安排好节目,要根据来宾的性质、身份、风俗习惯、双方的相互关系,本地的传统文化和实际能力拟定,应以具有本地特色的音乐、歌曲、戏剧、舞蹈为主,必要时可加入一两个来宾所在地知名节目或来宾本人喜爱的节目。演出时应印制专门的节目单,人手一份,对每个节目略加介绍。来宾座位的安排要便于安全保卫,位置要最佳,在正规的剧场内观看文艺演出,通常最好的座位在第七至九排的中间。还要让宾主集中就座,来宾进场、退场要比较方便。演出前,接待人员要在门口迎候,并专门设立休息厅,主人与来宾共同步入剧场,其他观众应起立鼓掌欢迎。演出结束时,主人与来宾要一同上台,向演员献花、见面、合影,来宾退场后,观众才离开。
        舞会。舞会是对外交往中高雅而又重要的交际联谊活动,一般以两小时为宜,通常安排在晚上8点至10点,舞曲要快慢交错、时间长度与规定要求大体相称,尾曲用《友谊地久开长》,使来宾知道舞会结束。组织舞会要确保男女性别相当、配备一定的礼宾、接待、安保人员和演奏、灯光、音响、服务人员及伴舞者。男士应主动请女士共舞,女士可以婉拒,但男士不得拒绝。同性不宜共舞。一般来说,只能请一位异性跳一支舞曲。一曲终了,全体跳舞者须在原地立定,面向乐队鼓掌致谢后,方可离去。
        (责任编辑:外事办)